Bestandsarchivierung

Vom Papierarchiv zum digitalen Planarchiv

Das Management von Daten wird immer mehr zur Aufgabe einer modernen Wohnungsverwaltung. Dazu gehört der einfache Zugriff auf alle vorhandenen Informationen. Vorraussetzung hierfür ist die Bestandsarchivierung.

Der erste Schritt beinhaltet, dass Pläne aus dem historischen Papierbestand gescannt und in entsprechender digitalen Form abgelegt werden. Eine zwingend erforderliche Verschlagwortung und Indexierung folgt, so dass eine deutliche und eindeutige Zuordnung stattfinden kann. Dazu werden so genannte Strukturbäume angelegt, die angelehnt an die von Windows bekannte Explorer-Ansicht, einen direkten und schnellen Zugriff erlauben.

In diesem Zusammenhang können noch weitere Elemente digitalisiert und folgerichtig abgelegt werden. Auch bereits vorhandene Daten (z.B. selbst ein Word-Dokument, dass hier sinnvoll zugeordnet wird) kommen in die entsprechenden "Ordner". Eine umfangreiche Datenbank entsteht, die - wie die Regale eines Archivs - immer weiter gefüllt werden.

So wird das Tagesgeschäft im Wohnungsunternehmen kpl. über Computer und Netzwerke (selbst über das Internet) unterstützt. Der Kunde bestimmt die Form der Datenbank, hat aber bei der CADNET-Bestandsarchivierung den Vorteil, dass alle Daten miteinander über Indizes sinnvoll verknüpft sind und eine einheitliche Struktur haben.

Dies vereinfacht ganz deutlich jede Art der Weiterverarbeitung und Aktualisierung.